招投標(biāo)檔案作為招投標(biāo)活動(dòng)的客觀真實(shí)記錄，不僅是招投標(biāo)合規(guī)合法的佐證，也是招投標(biāo)管理工作中不可或缺的重要組成部分。為有效掌握招投標(biāo)項(xiàng)目的實(shí)際情況和進(jìn)程，有效促進(jìn)招標(biāo)工作的公平、公正和可持續(xù)發(fā)展，投資集團(tuán)招標(biāo)辦多措并舉做好招投標(biāo)檔案管理工作。
制定管理辦法。制定檔案整理計(jì)劃，明確“一標(biāo)一檔案”原則，對(duì)歸檔的時(shí)間、內(nèi)容、移交、驗(yàn)收、分類、整理、立卷、保密、保管、使用、銷毀等事項(xiàng)做出明確詳細(xì)的規(guī)定。定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和處理問題，使招標(biāo)檔案管理規(guī)范運(yùn)行。
專人統(tǒng)一收集。由專人統(tǒng)一收集每個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目的招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、中標(biāo)公示等紙質(zhì)資料，按類歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。同時(shí)建立臺(tái)賬，明確記錄案卷號(hào)、項(xiàng)目名稱等事項(xiàng)，便于日后檔案查詢與調(diào)閱。同步存儲(chǔ)招標(biāo)文件電子檔和開評(píng)標(biāo)視頻。
規(guī)范查、借閱管理。審核查、借閱人員審批手續(xù)后，給予查、借閱檔案，并規(guī)定歸還時(shí)間。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行再次核實(shí)檢查，防止查、借閱人員出現(xiàn)私自抽頁、涂改、轉(zhuǎn)借、銷毀等行為，確保檔案的完整性和保密性。
下一步，招標(biāo)辦將繼續(xù)完善招標(biāo)檔案管理工作制度，在檔案安全管理、信息化管理、檔案利用方面下功夫，加強(qiáng)檔案管理的程序化、科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)，為公司各項(xiàng)工作的開展保駕護(hù)航。
招投標(biāo)管理辦公室
邱曉冬
